Making the big day happens – Part I

—

Setiap orang memiliki ‘dream job’ mereka masing-masing. Ada yang ingin menjadi penulis, aktor, dosen, sutradara, ibu rumah tangga (pekerjaan paling mulia), PNS, dan lain sebagainya.

Dan saya pun punya impian tersendiri untuk menjadi seorang wedding organizer. Ya, sebuah pekerjaan dimana seseorang mau repot-repot (bersenang hati) mengurus dan mengatur segala tetek bengek kebutuhan sebuah pernikahan orang lain, menguras pikiran dan tenaga untuk membuat acara tersebut menjadi lancar, sempurna, indah, berkesan, dan menjadi hari paling memorable buat kedua mempelai, dan bahkan terkadang, hingga mengesampingkan keinginan pribadinya sendiri untuk menikah.

Entah energi apa yang membuat saya sungguh bergairah dengan pekerjaan yang satu ini. Mungkin satu hal yang pasti, saya suka melihat orang bahagia. Dan asumsi saya sebagai seorang wanita kolot, oldfashioned, sebuah pernikahan akan selalu menjadi salah satu hari terindah bagi sang mempelai, satu hari sakral yang menyatukan dua insan berbeda dalam sumpah setia, dan satu hari yang melebur batas-batas kemanusiaan menjadi satu jiwa. Hanyut dalam asumsi itu, saya membayangkan bahwa setiap orang berhak mendapatkan kesempurnaan dalam pernikahannya, tak terkecuali orang-orang yang ‘kurang’dalam hal pendanaan.

Yeah, dream a little dream, soon or later, sampai kapanpun, saya akan tetap memimpikan perkerjaan ini. But, never mind! Selama saya masih bisa membantu (secara resmi ataupun tidak), status ‘job’ itu tak melulu penting bagi saya.

Mari kita mulai sedikit brainstorming tentang konsep merancang sebuah acara pernikahan. Pertama, yang menurut saya penting adalah mimpi dari sang mempelai! Kenapa? Setiap orang (umumnya) punya mimpi, angan-angan, idealisme, mengenai hari penting ini. Dan dari hal ini, gambaran kesempurnaan (bagi mempelai) dari rangkaian acara dapat disketsakan.

*Catatan I, kebanyakan orang tidak berani berangan-angan terlalu sempurna karena mereka keburu takut dengan berbagai keterbatasan. Tapi heiii, sebenarnya tak ada yang salah dengan sikap perfectionist dan idealist!! Justru 2 hal ini adalah kunci penting untuk mencapai hasil maksimal dalam setiap hal yang kita kerjakan. So please be perfectionist and idealist!

Pada kesempatan ini, mari kita lihat secara umum satu persatu langkah-langkahnya (secara detail akan dibahas pada essai berikutnya).

Perancangan konsep. Konsep dalam beberapa tafsir bisa berarti rancangan atau ide yang menunjuk pada representasidari obyek yg ada di luar subyek (benda, peristiwa, hubungan, gagasan). Nah, dalam hubungannya dengan pernikahan, konsep merupakan gagasan awal/dasar yang akan mempengaruhi seluruh pengemasan acara. Konsep dasar ini secara sederhana biasanya akan berawal dari bentuk tema, lalu baru setelah itu merambah ke komponen-komponen di dalamnya. Konsep dapat terinspirasi dari banyak hal, misalnya dari majalah, internet, hobi, ataupun ide kreatif dari mempelai. Sebagai contoh, apabila temanya adalah Jawa kontemporer (modern) dengan tone warna pilihan emas dan merah, maka komponen-komponen lain (ragam busana, rias, dekorasi, dsb) dalam acara ini akan merujuk pada tema tersebut. Maka contoh komposisinya adalah busananya mengenakan busana adat Jawa modern berwarna emas, panggung menggunakan kombinasi dekorasi bunga dan kain berwarna coklat, merah, dan soft gold, undangan berwarna peach, dan para penerima tamu mengenakan seragam berwarna coklat tembaga (coklat kekuningan).

*Catatan II, jangan takut menambahkan beberapa warna diluar tone warna yang telah ditentukan agar desain tidak monoton dan kaku. Tentu saja gunakan warna-warna gradasi dari tone warna, untuk tetap menjaga keserasian dari keseluruhan desain.

Hal penting lain dalam tahap pengonsepan adalah anggaran dana! Pada saat pengonsepan, kita tidak perlu berpusing-pusing dahulu mengatur pendanaan, namun tetap penting untuk mengetahui maximum budget yang tersedia. Hal ini diperlukan untuk menghindari over budget pada tahap persiapan nanti.

Setelah sesi perancangan konsep ‘matang’, kita memasuki tahap pre-wedding preparation. Dalam tahap ini cukup banyak yang harus dilakukan, mulai dari pemilihan dan pembuatan daftar komponen (checklist dan to do list), survey, melakukan pemesanan, perancangan desain, penghitungan tamu, pengedaran undangan, pencarian pengisi acara dan lain sebagainya. Persiapan ini memerlukan ketelitian, ketelatenan, waktu, dan energi yang besar karena dalam tahap ini kita akan berhubungan dengan banyak sekali pihak dan komponen.

Apalagi, jika rangkaian pernikahan ini akan terdiri dari beberapa acara (contoh dalam adat Jawa: siraman, midodareni, akad, dan resepsi). Secara garis besar, tahap ini akan beralur seperti demikian: pengumpulan informasi – survey – penentuan komponen dan vendor – pembayaran uang muka – perancangandesain – telaah ulang – siap untuk pelaksanaan.

Beberapa hal yang perlu diperhatikan dari tahap ini adalah kesesuaian dengan tema dan anggaran. Namun ingat, dalam sebuah acara, tema dan anggaran sangat mungkin untuk bergeser atau menyesuaikan keadaan di lapangan. Hal ini sering terjadi setelah survey dilakukan. Fleksibilitas dan ketepatan mengolah komponen dalam menjadi poin kunci agar semua tetap dapat berjalan sesuai keinginan.

Hati-hati! Kesalahan kecil dalam tahap ini dapat menimbulkan dampak fatal yang bisa berakibat kerugian dana, menambah beban kerja, ataupun mempengaruhi kesuksesan acara. Sebagai contoh, kesalahan dalam penulisan undangan mengharuskan kita mencetak ulang undangan tersebut.

Dan tibalah pada saat pelaksanaan acara pernikahan, The wedding day! Di hari pelaksanaan, 1 hal yang terpenting adalah kesehatan mempelai, seluruh keluarga dan panitia yang terlibat. Bisa dibayangkan jika tiba-tiba pengantin pingsan di atas panggung? Wah, bisa batal acaranya!

Setelah hal penting pertama, barulah kita berbicara tentang komponen acara. Walau semua telah dipersiapkan sebelumnya, kita tidak boleh lengah dan mempercayakan seluruh komponen kepada vendor yang telah kita sewa. Kita juga perlu mencermati dan mengawasi apakah segala sesuatu yang diberikan para vendor tersebut telah sesuai dengan yang kita pesan.Pastikan semua datang tepat waktu, tertata rapi sesuai desain, dan kita wajib mencek lagi satu-persatu komponen yang ada pada daftar yang telah dibuat sebelumnya.

Perlu diwaspadai, bahwa pada pelaksanaan sering timbul masalah yang di luar dugaan. Misalnya saja tiba-tiba salah seorang penerima tamu jatuh sakit sehingga tidak bisa bertugas, atau tiba-tiba mobil pengantin mogok dijalan. Apabila hal ini terjadi, kita harus segera sigap untuk membuat solusi! Carilah secepat mungkin subsitusi dari hal tersebut, kali ini jangan terlalu perfectionist agar hal tak terduga tersebut tidak mengakibatkan kerugian lain, misalnya molornya waktu pelaksanaan acara, dan lain sebagainya.

Setelah semua siap, acara pun dapat dimulai. Saat berjalannya acara, panitia perlu selalu mendampingi MC, pengisi acara, dan vendor-vendor lain. Hal ini diperlukan, agar panitia dapat ikut mengendalikan acara, terutama yang sifatnya spontan. Sebagai contoh, ketika ada tamu penting hadir dan langsung diminta untuk berfoto dengan mempelai, MC dapat segera mempersilakan tamu tersebut. Pendampingan panitia harus dilakukan terus menerus hingga acara selesai.

Nah, bagaimana? Apakah brainstorming ini bisa sedikit memberikan gambaran tentang tahapan-tahapan persiapan pernikahan Anda?

Happy wedding!! 🙂